Le changement de siège social d’une société est une décision qui peut être motivée par diverses raisons, telles que le développement de l’entreprise, la recherche d’un espace plus adapté ou encore la stratégie fiscale. Cette démarche, bien que courante, nécessite toutefois de respecter certaines étapes clés afin d’être réalisée dans les meilleures conditions et en conformité avec les dispositions légales. Dans cet article, nous vous apportons un éclairage sur les différentes procédures à suivre pour mener à bien le changement de siège social de votre société.
1. Prendre en compte les mentions obligatoires relatives au siège social
Le siège social est l’adresse officielle d’une société où sont situés son administration et sa direction. Il doit être mentionné dans les statuts de la société et dans l’extrait Kbis, qui est le document attestant de l’existence juridique de l’entreprise. Le choix du siège social peut avoir des conséquences sur la juridiction compétente en cas de litige et sur la fiscalité applicable à l’entreprise.
2. Consulter les statuts pour déterminer la procédure à suivre
Avant d’envisager le changement de siège social, il convient de consulter les statuts de votre société afin de vérifier s’ils imposent une procédure particulière pour ce type de décision. En effet, certains statuts peuvent prévoir des dispositions spécifiques, telles que l’obtention d’un vote à une majorité qualifiée des associés ou la nécessité de modifier les statuts en cas de changement de siège social.
3. Réunir l’assemblée générale pour décider du changement de siège social
Le changement de siège social doit être décidé par les organes compétents de la société. Dans la plupart des cas, il s’agit de l’assemblée générale des associés ou actionnaires, qui doit se réunir pour prendre cette décision. Lors de cette réunion, les associés devront voter en faveur du changement de siège social et approuver les modifications statutaires y afférentes.
4. Rédiger le procès-verbal actant la décision du changement de siège social
Une fois la décision prise en assemblée générale, il est nécessaire de rédiger un procès-verbal retraçant les délibérations et consignant la décision adoptée concernant le changement de siège social. Ce document doit être signé par les membres du bureau de l’assemblée et conservé au siège social de la société.
5. Modifier les statuts pour intégrer le nouveau siège social
Le changement de siège social entraîne une modification des statuts de la société, qui doivent être mis à jour en conséquence. Il convient donc d’établir un acte modificatif des statuts indiquant la nouvelle adresse du siège social et portant mention des anciennes dispositions modifiées.
6. Effectuer les formalités administratives et juridiques
Le changement de siège social doit faire l’objet d’un dépôt au greffe du tribunal de commerce compétent dans un délai d’un mois suivant la décision adoptée en assemblée générale. Ce dépôt doit être accompagné des documents suivants :
- le procès-verbal de l’assemblée générale ayant décidé du changement de siège social,
- l’acte modificatif des statuts,
- un formulaire M2 dûment complété et signé,
- le justificatif de jouissance des nouveaux locaux (bail commercial, acte de propriété, etc.).
Une fois le dossier complet déposé, le greffe procèdera à la modification de l’extrait Kbis et à la publication d’un avis de modification dans un journal d’annonces légales.
7. Informer les partenaires et les clients du changement de siège social
Enfin, il est important d’informer vos partenaires et clients du changement d’adresse du siège social afin qu’ils puissent adapter leurs contrats ou commandes en conséquence. Cette information peut être communiquée par courrier, e-mail ou encore sur votre site internet.
Au terme de ces différentes étapes, le changement de siège social sera effectif et votre société pourra poursuivre son activité dans ses nouveaux locaux. Il est essentiel de respecter scrupuleusement chacune des étapes précitées afin d’assurer la validité juridique du changement de siège social et d’éviter tout risque de contestation ultérieure.