La facturation électronique est devenue une pratique courante pour les entreprises, et le secteur de la fabrication de poterie ne fait pas exception. Les avantages sont nombreux, tels que la réduction des erreurs, l’amélioration de l’efficacité et la réduction des coûts. Cependant, il est essentiel d’être conscient des obligations légales liées à l’utilisation de ce système.
La réglementation en vigueur
La facturation électronique est encadrée par plusieurs textes législatifs et réglementaires. Au niveau européen, c’est la directive 2014/55/UE qui impose aux États membres d’adopter des normes communes pour les factures électroniques dans le cadre des marchés publics. En France, c’est l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 qui a transposé cette directive et instauré un cadre juridique spécifique.
Cette réglementation impose aux entreprises du secteur de la fabrication de poterie, comme à toutes les autres, certaines obligations en matière de facturation électronique. Il convient donc de s’assurer que les factures émises respectent bien ces exigences.
L’authenticité et l’intégrité des données
Pour qu’une facture électronique soit valide sur le plan légal, elle doit garantir l’authenticité de son origine et l’intégrité de son contenu. Autrement dit, il doit être possible d’identifier clairement l’émetteur de la facture et de vérifier que les données qu’elle contient n’ont pas été modifiées après sa création.
Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour répondre à ces exigences : la signature électronique, l’archivage électronique sécurisé ou encore le recours à un tiers de confiance qui garantit la conformité des factures émises. Il est donc important pour les entreprises du secteur de la fabrication de poterie de choisir la solution la plus adaptée à leurs besoins et de mettre en place les dispositifs nécessaires pour assurer cette authenticité et cette intégrité.
La conservation des factures électroniques
Au même titre que les factures papier, les factures électroniques doivent être conservées pendant une durée légale minimale. En France, cette durée est fixée à 10 ans, comme le prévoit l’article L123-22 du Code de commerce. Pendant cette période, elles doivent rester accessibles et lisibles afin de pouvoir être présentées en cas de contrôle fiscal ou social.
Pour cela, les entreprises du secteur de la fabrication de poterie doivent mettre en place un système d’archivage électronique sécurisé, conforme aux normes en vigueur. Cela peut passer par le choix d’un prestataire spécialisé ou par l’adoption d’une solution interne, à condition qu’elle respecte les critères de sécurité et de pérennité des données.
La transmission aux administrations
Enfin, les entreprises du secteur de la fabrication de poterie doivent être en mesure de transmettre leurs factures électroniques aux administrations compétentes, notamment en cas de contrôle. Pour cela, elles doivent utiliser un format standardisé, tel que le format Factur-X, qui permet une interopérabilité entre les différents systèmes d’information.
Cette obligation concerne également les factures émises dans le cadre de marchés publics, qui doivent être transmises via la plateforme Chorus Pro, mise en place par l’État français. Les entreprises du secteur de la fabrication de poterie souhaitant répondre à des appels d’offres publics doivent donc veiller à se conformer à ces exigences.
En résumé, la facturation électronique représente un enjeu majeur pour les entreprises du secteur de la fabrication de poterie. Si ses avantages sont indéniables, il est primordial de respecter les obligations légales qui l’encadrent. Authenticité et intégrité des données, conservation sécurisée des factures et transmission aux administrations sont autant d’exigences auxquelles il convient d’être attentif pour garantir une utilisation optimale et conforme à la réglementation en vigueur.